Le Lean management & la gestion d’équipe en 7 points

Lean Management

Le Lean management & la gestion d’équipe en 7 points

Le Lean management est une méthode de gestion qui vise à améliorer les processus d’une entreprise en réduisant au maximum les gaspillages afin d’optimiser l’efficacité de l’entreprise et offrir au client le plus de valeur ajoutée possible. Pour être réellement efficace, le Lean management doit englober tous les aspects d’une entreprise. Par conséquent, tous les membres du personnel sont concernés par son implémentation, qu’il s’agisse des ouvriers, de la production, des commerciaux, des cadres supérieurs ou dirigeants travaillant au sein de l’entreprise depuis des années (et parfois même des décennies) ou des toutes dernières recrues qui viennent tout juste de rejoindre l’entreprise. Le Lean management représente donc un challenge important, tout d’abord au niveau humain (la période de transition vers la culture Lean et ses résistances) et puis au niveau de la gestion/exécution des projets d’amélioration. Il est donc intéressant dans ce chapitre de se pencher sur la manière dont Lean peut être intégrée au sein de l’entreprise et sur l’impact que ce type d’approche peut avoir sur le personnel et sa motivation.

1 – Le Lean Management ce n’est pas réduire les coûts !

Le Lean est encore aujourd’hui une notion nouvelle pour de nombreuses entreprises. Pour certains employés, la pensée Lean a même plutôt mauvaise réputation car ils ont parfois une vision biaisée (principalement par manque d’informations) et ils associent l’implantation du Lean à la diminution des coûts ou encore à la réduction de la main d’œuvre… Comme dans le cas de toute innovation, il est indispensable de bien prendre le temps de discuter de la réelle signification de la pensée Lean, d’expliquer ce qu’elle signifie pour chaque employé et pour l’entreprise dans son ensemble, sans quoi il sera quasiment impossible de l’implanter correctement. En effet, la transformation Lean d’une entreprise s’effectue en profondeur et implique de lourds changements sur les tâches quotidiennes, la structure de l’entreprise… En définissant clairement les différentes attentes et en les communiquant de manière efficace, il est plus facile pour les employés de comprendre leur propre rôle ainsi que celui des autres, leur permettant ainsi d’être motivés et de pouvoir participer de manière plus proactive à l’implémentation de cette nouvelle philosophie au sein de l’entreprise. En bref, les employés doivent avoir une idée claire de ce que la pensée Lean peut leur apporter et ils doivent avoir accès aux outils nécessaires pour pouvoir la mettre en œuvre. Les employés doivent bien entendu se sentir concernés par les changements mais ils doivent également avoir la conviction d’être soutenus par l’entreprise. Il est impossible de changer les choses de manière efficace au sein d’une entreprise si l’on doit affronter des barrières en permanence ou si l’on ne se sent pas suffisamment entendu. Enfin, n’oubliez pas que le Lean vise à créer de la valeur pour l’entreprise et ses clients. Si cette valeur est suffisamment importante elle vous permettra de satisfaire vos clients, d’augmenter vos ventes et donc potentiellement de recruter du personnel.

2 – Le facteur humain dans la gestion Lean

Le facteur humain est absolument essentiel dans le cadre de la gestion Lean, surtout dans les entreprises modernes. Aujourd’hui, les entreprises ont bien compris que, pour se démarquer des concurrents et prospérer sur le long terme, elles doivent miser sur les membres de l’entreprise qui sont les mieux placés pour trouver des solutions durables et remédier à des situations problématiques. Et le Lean management mise justement sur l’implication au quotidien de tous les membres du personnel pour entreprendre ce que l’on appelle l’amélioration continue des processus et du reste de l’organisation. Le but ? Atteindre l’excellence opérationnelle.

 3 – La gestion Lean et l’implication de tous les membres de l’entreprise

Le Lean management encourage également tous les membres de l’entreprise à s’impliquer car les employés sont plus à même de trouver des solutions grâce à leurs compétences et leur savoir-faire et ils sont donc mieux placés pour trouver des moyens d’améliorer les processus et les méthodes de travail. La gestion Lean encourage donc l’implication globale de tous les employés. On évite ainsi d’utiliser le terme subordonné pour privilégier le terme associé, dans le sens où tout le monde est encouragé et incité à exprimer ses idées, toujours dans le but de faire évoluer et d’améliorer l’entreprise au quotidien. Petit conseil, c’est en améliorant les choses petit à petit que vous y arriverai… Sinon vous allez vous retrouver face à de nombreuses résistances au changement. De plus, l’accumulation de petits succès motivera d’autant plus les troupes.

4 – La sélection des membres de l’entreprise

La sélection des employés de l’entreprise est cruciale car les équipes mises en place au sein de l’entreprise sont les premières à pouvoir assurer le développement et la prospérité du Lean management au sein de l’entreprise. Les ressources humaines jouent bien sûr un rôle essentiel et il s’agit donc d’un maillon auquel de nombreuses entreprises donnent beaucoup d’importance pour implanter le Lean. En effet, elles permettent entre autres de soutenir la réorganisation structurelle des entreprises qui sont généralement requise au moment de l’implantation de la gestion Lean et elles permettent également de mieux gérer le processus de sélection des employés. En effet, toutes les mentalités ne sont pas toujours adaptées au Lean management et certaines personnes peuvent s’avérer incompatibles avec les méthodes de travail prônées par le Lean. Il est donc important de pouvoir choisir des équipes qui fonctionnent de manière homogène et qui sont en mesure de comprendre la philosophie collaborative et d’écoute du Lean management pour ensuite pouvoir l’appliquer efficacement sur le court, le moyen et bien sûr le long terme. Il ne s’agit pas seulement de recruter les personnes apparemment adéquates, il faut également être en mesure de continuer à les soutenir, les former, les aider en cas de problème afin que tous les efforts mis en place pour transformer l’entreprise ne soient pas en vain. Aujourd’hui, il ne suffit plus d’avoir certaines compétences pour être un employé efficace, il faut également être flexible (agile), créatif et disposer de capacités permettant d’améliorer continuellement les méthodes et les processus de travail. En effet, même des employés compétents peuvent s’opposer aux changements prônés par le Lean ou se sentent tout simplement incapables de modifier leur façon de faire. Nous reviendrons sur ce point ci-dessous afin de savoir comment mieux gérer cette résistance et découvrir les options disponibles pour remédier à ce problème.

5 – Trouver les bons ambassadeurs pour prôner la pensée Lean est la première étape pour une transformation réussie

Le Lean management doit d’abord être implanté à l’aide d’une phase de transformation. Pour cela, il est nécessaire de définir une équipe en mesure de s’occuper de cette transformation afin que cette dernière soit efficace, structurée et qu’elle se déroule dans les délais impartis. Cependant, l’implantation du Lean management est particulièrement complexe, d’où la nécessité de constituer une équipe hautement expérimentée en mesure de s’attaquer à cette tâche qui requiert beaucoup de savoir-faire. En effet, le Lean management nécessite de transformer la structure des entreprises, impliquant de devoir gérer de nombreux aspects différents qui peuvent s’avérer particulièrement délicats surtout lorsque certains processus et méthodes sont profondément ancrés dans l’entreprise depuis des années, voire des décennies. Si le changement est souvent recommandé et indispensable dans une entreprise, c’est souvent la façon dont il est appliqué qui détermine réellement son succès. Voici un article pour en savoir plus sur les compétences à devoir développer pour devenir un bon Lean Manager.

Les changements impliquent donc parfois de remanier la structure de l’entreprise en réorganisant les différents postes, les différents départements… afin d’optimiser au maximum les capacités et les compétences de chacun. Cela inclut par exemple de diminuer, d’augmenter ou de transformer certains départements. Pour cela, il est donc crucial de bien déterminer les rôles et les responsabilités de chaque poste ainsi que la hiérarchie au sein des départements restructurés… Cela est bien sûr particulièrement complexe, d’où l’intérêt de faire appel à des équipes spécialisées dans la transformation Lean. Le choix d’un Lean manager efficace et expérimenté permettra également d’assurer un plus grand succès de l’implémentation du Lean et nous reviendrons sur ce point crucial au cours de l’un des chapitres suivants.

6 – Le comportement à avoir en cas de résistance au sein des équipes. N’oubliez pas le bonheur au travail !

Certes, le Lean cherche à se débarrasser du gaspillage au maximum mais aujourd’hui le bien-être des employés est également une priorité dans les entreprises, c’est pourquoi il est parfois difficile de trouver un juste équilibre pour optimiser le travail au maximum, tout en respectant les besoins des membres de l’entreprise. De plus, des employés plus heureux sont forcément plus productifs et donc plus susceptibles de contribuer au succès global de l’entreprise. Pour certains, cependant, le Lean rechercherait un peu trop la perfection des processus au point où les employés en souffriraient. C’est pour cette raison qu’il est important de prendre la satisfaction des employés en compte et de repérer les employés qui ne semblent pas confiants par rapport au Lean.

L’homme a tendance à se complaire dans ses habitudes, en particulier dans le cadre du travail. En d’autres termes, si une méthode ou un processus fonctionne et a toujours fonctionné d’une certaine manière, pourquoi le modifier ? Certaines personnes réagissent ainsi à l’implantation de la pensée Lean (Lean Thinking) en s’opposant directement aux nouvelles idées et en refusant de modifier leurs façons de faire et parfois même en encourageant les autres à ne pas s’impliquer non plus. Il est important de repérer ces éléments perturbateurs rapidement car une telle attitude peut avoir des conséquences importantes au sein des équipes si aucune mesure n’est prise. D’autres s’opposent également à la pensée Lean de manière plus passive et discrète, il est donc plus difficile de les repérer facilement. Ces personnes n’exprimeront pas forcément leur mécontentement à haute voix (comportement actif) mais elles pourraient tout de même refuser de se conformer aux nouvelles directives (comportement passif), un obstacle majeur au succès de l’implantation de la pensée Lean. Dans les deux cas, il est important de prendre le temps de discuter avec ces employés afin de mieux comprendre la source du problème, et surtout de savoir si leur mentalité peut évoluer afin d’embrasser cette nouvelle philosophie qui nécessite la collaboration de tous les membres de l’entreprise, sans exception. Dans les cas les plus extrêmes, il pourrait être nécessaire de mettre un terme à certains contrats, mais il est préférable de prendre le temps de discuter et éventuellement d’expliquer certaines choses aux employés car il suffit parfois de clarifier certains points du Lean pour que les employés aient une meilleure idée de ce que l’on attend d’eux. Afin de mieux gérer les équipes d’une entreprise, il peut être intéressant de mettre en place certains outils afin de réunir des informations pertinentes sur l’implémentation de la pensée Lean et de les analyser pour obtenir des données sur la satisfaction des employés, le succès de l’implémentation Lean, les résultats visibles…

 7 – La mise en place d’une communication efficace (dans les deux sens)

Vu l’ampleur des transformations nécessaires afin d’implanter avec succès le Lean management au sein d’une entreprise, il est crucial d’assurer une bonne communication entre les différents membres de d’une équipe ou dans votre organisation. Nous avons déjà évoqué le fait de bien prendre le temps d’expliquer aux employés ce que l’on attend d’eux et ce à quoi correspond vraiment l’implantation de la pensée Lean. Une bonne communication permettra d’assurer que ces informations circulent correctement. Il est également important pour les dirigeants de faire l’effort de se renseigner régulièrement afin de déterminer si les employés sont satisfaits et s’ils considèrent que la communication est suffisamment bonne pour se sentir réellement impliqué dans tout ce processus de changements et de transitions.

La communication peut s’effectuer de plusieurs manières, par exemple par contact direct avec les employés directement au niveau des zones de travail, une méthode très efficace qui peut toutefois s’avérer longue et compliquée. Une autre solution consiste à organiser des groupes de discussion ou encore de rédiger des questionnaires en prenant le temps de bien cibler les points les plus essentiels liés à la transformation et aux changements. Les employés bénéficient aussi de cette expérience car cela leur permet de mieux comprendre les changements qu’ils doivent gérer et de mieux cerner le rôle qu’ils tiennent au sein de l’entreprise.

Ainsi, en étant attentif aux avis des employés, il est plus facile de déterminer les zones de problèmes, de savoir quels départements rencontrent des difficultés pour implanter les nouvelles méthodes de travail, quelles restructurations posent problème… Inversement, constater le succès de certains départements est un excellent point de comparaison et un atout important pour d’abord analyser puis ensuite être en mesure de reproduire le même succès dans les différents départements de l’entreprise.

Dans les chapitres suivants, nous allons tenter d’expliquer plus en détails comment assurer le succès de l’implémentation de la pensée Lean au sein d’une entreprise, le rôle des différentes équipes de l’entreprise, des managers Lean ainsi que les différents outils pour y parvenir…

 

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