Privilégier le visuel au texte avec le Management Visuel

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Privilégier le visuel au texte avec le Management Visuel

 

Dans une entreprise, une quantité énorme d’informations circule en permanence, entre tous les employés et dans toutes les directions. Il est d’ailleurs facile de se perdre au milieu d’un dédale d’informations et de procédures qui ne sont pas toujours pertinentes ou qui sont superflues en fonction des différents postes de l’entreprise. Le Lean permet de mettre de l’ordre dans tout cela en privilégiant le visuel au texte grâce à un de ses outils les plus efficaces : le management visuel. Dans un premier temps, nous allons voir à quoi correspond ce management visuel puis nous verrons comment il permet aux entreprises de stimuler l’efficacité au sein de l’entreprise, toujours dans l’optique finale d’épurer les processus de l’entreprise et d’offrir au client le plus de valeur finale possible.

Dans notre société actuelle, tout le monde veut toujours accéder à tout, immédiatement. Le développement des technologies de l’informatique et d’internet transforme nos mentalités et nous pensons ainsi de manière plus concise en allant droit au but. En effet, nous souhaitons aller directement à l’essentiel pour éviter de perdre du temps inutilement et ainsi encourager l’efficacité des processus. En bref, nous souhaitons encore une fois éviter qu’il y ait du gaspillage. Cela se traduit donc par un désir de réduire le gaspillage en termes de temps (par exemple au niveau de la sélection et de l’interprétation des informations), d’énergie ou encore de coûts en privilégiant la création d’un cadre de travail qui permet de travailler de manière plus efficace et sans erreurs.

Le management visuel permet d’aider les membres de l’entreprise à savoir si tout fonctionne correctement et si ce n’est pas le cas, de définir où se trouve le problème qui doit être adressé au plus vite. En définissant des standards et des règles bien précises, il devient plus facile de reconnaitre les cas où un employé, une machine ou un processus s’éloigne des règles ou des standards mis en place. Il s’agit donc de créer un cadre de travail permettant de déterminer ce qui sort de l’ordinaire d’un seul coup d’œil.

Le système du management visuel va ainsi jouer sur les symboles, les couleurs (par exemple : le vert pour le succès, le rouge pour l’échec/danger/attention) et les formes afin de faire ressortir les informations pertinentes de manière claire et surtout visuelle. Un tel système doit être créé de manière à être adapté à toutes les étapes et processus de l’entreprise. En effet, peu importe le poste, tous les membres de l’entreprise doivent être en mesure de comprendre les données d’un seul coup d’œil sans avoir à essayer d’analyser les informations. Tout doit ressortir directement et l’ensemble doit être cohérent à l’échelle de l’entreprise.

Les employés n’ont pas besoin de tout savoir à propos de l’entreprise, c’est pourquoi il est important de prendre cela en compte au moment de définir les indicateurs importants du management visuel. Les informations doivent être adaptées en fonction des employés ciblés. Il est essentiel de ne pas les surcharger avec des informations qui peuvent être pertinentes pour l’entreprise mais pas forcément pour certains employés à un moment donné.

Voici quelques exemples plus concrets du management visuel :

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Si les employés se plaignent de voir leurs outils disparaitre, le management visuel peut s’avérer utile grâce à la mise en place d’un atelier étiqueté. Ainsi, un outil qui n’est pas rangé à sa place est immédiatement repéré. Si chaque outil a son propre emplacement, les employés s’habituent à ranger leurs affaires à l’endroit approprié. L’employé n’a plus besoin de se demander si l’outil est bel et bien dans son atelier. Un seul coup d’œil suffit pour savoir si l’outil est disponible ou non.

Management Visuel - Lean Six Sigma France -2

Certaines entreprises nécessitent également que les employés fassent des allers et retours au sein de l’entreprise et des systèmes de couleurs et de signalisation peuvent faciliter ces déplacements. Les zones de danger peuvent également être signalées plus facilement, un peu comme un code de la route mais adapté à l’entreprise.

Les entreprises peuvent également se baser sur des éléments visuels pour communiquer les résultats financiers, le chiffre d’affaires ou toute autre information considérée comme pertinente et ayant besoin d’être partagée avec les employés. Si une entreprise souhaite informer ses employés de l’avancement des commandes, elle peut ainsi installer un tableau à l’entrée de la zone de travail indiquant clairement l’avancement des progrès, le nombre de commandes déjà réalisées, le nombre de commandes restantes…

Aujourd’hui, il existe également de nombreuses applications et logiciels qui permettent de mettre de l’ordre dans les plannings et les calendriers par exemple, afin que les informations pertinentes ressortent plus facilement du reste et sans délais.

Ainsi, le management visuel contribue à stimuler l’efficacité de l’entreprise en faisant ressortir les informations importantes grâce à des outils visuels, permettant à l’entreprise de fonctionner de manière plus fluide et autonome, comme pour l’outil Value Stream Mapping.

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En extra des vidéos en anglais pour résumer nos propos:

 

 

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