Le DMAIC + S étape 6 Standardiser/Suivre
La phase précédente de contrôle a permis de réaffirmer l’impact des solutions implémentées et leur succès à l’échelle des processus de l’entreprise, tout en réglant certains problèmes de dérive éventuelle. Les résultats de la démarche du DMAIC ont ainsi été confirmés et il est donc possible de passer à la sixième et ultime étape du DMAICS qui consiste à conclure, à standardiser et à faire suivre le projet. Certes, le plus dur est fait mais cette étape reste tout de même cruciale afin d’assurer le succès continu des solutions au sein de l’entreprise et son application à plus grande échelle. Voici donc quelques éléments à bien prendre en compte afin de donner une belle conclusion au projet DMAICS.
Faire un compte rendu final du projet
Le compte rendu final du projet est un maillon fondamental de la phase de standardisation car il va permettre de faire le point sur l’ensemble de la démarche DMAICS et de revenir sur les points essentiels du projet, de la toute première étape de définition jusqu’à la standardisation finale du projet. C’est au cours de cette phase qu’il est important de revenir sur les différents intervenants et les changements implémentés (qu’il s’agisse des nouveaux équipements acquis, de nouvelles méthodes appliquées, du financement et des ressources alloués…). Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Quels ont été les plus grands obstacles ? Que faire différemment la prochaine fois ? Tous les objectifs ont-ils été atteints et si non pourquoi ? Autant de questions qui serviront de guide aux nouvelles équipes Six Sigma en charge de gérer les futurs projets de l’entreprise. Ce compte rendu doit donc être aussi complet, précis et clair que possible.
Les équipes externes
C’est également à ce stade que les équipes externes en charge de l’implémentation du Six Sigma doivent transférer le projet et transmettre leurs connaissances aux membres de l’entreprise afin qu’ils prennent le relai et s’occupent de la gestion future des processus. Il est donc important de bien prendre le temps de transmettre ce savoir et ces responsabilités et de ne pas créer de rupture au départ des équipes dédiées au projet Six Sigma. Les formations, les guides et la communication tiennent alors un rôle clé afin de s’assurer de la pérennité du projet.
Identifier les solutions qui ont un impact significatif
Le compte rendu devrait également permettre de mettre en lumière les solutions qui ont un fort potentiel et qui pourraient être appliquées et avoir un impact à d’autres niveaux de l’entreprise. En effet, un projet DMAICS prend du temps, a un coût (souvent important même s’il s’agit généralement d’un investissement rentable) et nécessite beaucoup de réflexion de la part des équipes en charge. Il serait donc dommage de limiter les bénéfices au niveau d’un seul processus et de ne pas chercher à appliquer les conclusions tirées dans différents contextes de l’entreprise, dès que cela est possible. La standardisation des solutions et les informations réunies dans le compte rendu doivent faciliter ce transfert des solutions à plus grande échelle.
Pérenner les solutions implémentées
Comme souvent lorsque de nouvelles méthodes sont implantées, on observe parfois un retour à la situation initiale, c’est-à-dire que les employés reprennent progressivement leurs habitudes, annulant ainsi les effets bénéfiques des solutions récemment mises en place. Il est donc crucial de faire perdurer les solutions implémentées afin qu’elles ne disparaissent pas au fur et à mesure des semaines, des mois et même des années. Pour cela, il est possible de mettre en place de nombreuses mesures diverses qui consistent notamment à contrôler et à suivre l’évolution des processus et à repérer les écarts suffisamment tôt pour prendre les mesures correctives le plus rapidement possible. Cela peut se traduire par un contrôle continu des processus, des formations régulières du personnel, une communication efficace…
Remercier les personnes qui ont travaillé sur le projet
La démarche DMAICS est complexe, prend du temps et requiert beaucoup d’énergie et d’efforts, c’est pourquoi il est essentiel de souligner la réussite du projet. En effet, il est important de remercier les membres de l’équipe qui se sont investis afin de reconnaître leur travail, ce qui représente également une source de motivation pour l’ensemble de l’entreprise.
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