5 Conseils pour appliquer le Lean Management dans vos bureaux

lean management bureaux France Paris

Une entreprise est comme un organisme vivant ; il doit constamment muer. Les méthodes doivent changer. Les objectifs doivent changer. Les valeurs doivent changer.  Le total de tous ces changements définit la transformation. -Andrew Grove

Le Lean management est basé sur des principes qui visent à minimiser les variations et le gaspillage dans la chaîne logistique d’une organisation. Cependant, un grand nombre de sociétés ont commencé à utiliser ces mêmes principes dans des départements autres que les lignes de production et des chaînes logistiques. Ils peuvent être appliqués à d’autres départements de votre entreprise, tels que le service client, la communication, l’administration… mais ces principes peuvent aussi être utiles pour promouvoir la création de startups et de nouveaux produits.

Donc, quelles sont les différentes façons d’appliquer les principes Lean dans l’office management de votre entreprise afin de réduire le gaspillage et de créer plus de valeur ajoutée pour vos clients ?

 

1. Réduire les temps d’arrêt 

Le Lean management est basé sur la gestion et la réduction du gaspillage, et les moments peu productifs en font partie. Les pauses sont essentielles pour tous, mais il est important de maximiser la productivité en dehors de ces moments.

Les pauses sur les réseaux sociaux ou encore les pauses « café » sont de moins en moins courantes, mais vos employés préfèrent peut-être ne pas avoir de trop longues pauses pour avoir des journées de travail plus courtes et intensives.

Toutefois, il est important de mentionner ici que cette constatation ne devrait pas être portée à l’extrême, car le travail en continu, sans aucune pause, a un effet contreproductif sur l’innovation et la créativité.

2. Optimiser les espaces de travail 

Votre espace de travail est probablement divisé en différentes zones, mais il arrive parfois que certains espaces soient gaspillés s’ils ne sont pas utilisés pour leurs fonctions principales tout le temps.

Par conséquent, beaucoup de bureaux ont enlevé toutes les séparations et ont formé un open space pour tous les employés, afin que tout l’espace soit utilisé en permanence.

Lorsque vous mettez en place cette optimisation, il faut faire attention à ce que toute chose ait une place bien définie afin que les employés ne perdent pas leur temps lorsqu’ils recherchent un outil, une information ou un objet.

3. Ne pas trop simplifier les processus 

Dans un environnement bureaucratique, il est très facile d’éliminer la complexité, mais il est aussi essentiel de ne pas tout simplifier. Prenons par exemple le processus de création d’un devis dans une entreprise.

Imaginez qu’une organisation choisisse de développer plus d’un flux de valeur pour générer des devis, selon le type de client pour lequel il est créé. Cela signifie que des ressources ont été investies pour former différents ensembles de processus pour chaque type de devis, plutôt que d’élaborer un seul processus de devis standard.

La tâche dans son ensemble devient plus complexe de cette façon, mais notez que s’il n’y avait qu’un seul flux de valeur, la charge de travail, les variations et les exceptions le rendraient inutilisable dans certains cas, et cela gaspillerait du temps et des ressources.

Par conséquent, si vous prenez votre temps pour établir vos futures stratégies, vous disposerez des bons outils pour développer un système répondant exactement à vos besoins et les améliorations apportées seront plus durables.

4. S’aligner avec la stratégie Lean 

De nombreuses initiatives Lean ne fournissent pas les résultats escomptés, car elles sont souvent mises en place sans objectif réel. Il est important de comprendre que le Lean est un outil qui permet d’atteindre des objectifs stratégiques, mais n’est pas vraiment une stratégie en soi.

En conséquence, il est impératif d’avoir un objectif stratégique sur lequel votre initiative Lean sera basée. En faisant cela, vous vous assurerez que tout le monde au sein de votre organisation sache clairement pourquoi ils appliquent les principes du Lean.

Le fait que vous ayez besoin d’amélioration et que la méthodologie Lean puisse vous aider à les implémenter n’est pas une raison suffisante. Vous devez donner des détails tels que la raison pour laquelle les améliorations sont nécessaires, quels sont les objectifs précis que vous souhaitez atteindre, pourquoi ces derniers sont essentiels, et pourquoi la méthodologie Lean constitue la meilleure approche pour y parvenir.

Une fois tous ces points sont compris, tous vos employés seront prêts à apporter le changement requis, sans pour autant penser que le Lean soit une finalité.

5. Standardiser les tâches 

Dans de nombreuses organisations, les processus opérationnels journaliers ne sont pas déterminés de manière claire et précise.

Parfois, les améliorations dans les bureaux apportées par le Lean  sont appliquées,  mais les instructions qui découlent de ces procédés ne les définissent pas en tant que tâche standard. Par conséquent, les processus ont tendance à changer lorsque les employés ou les responsables sont remplacés.

De ce fait, il est nécessaire de créer des manuels de travail concis lorsque vous travaillez sur le développement de votre entreprise, afin que les améliorations obtenues soient maintenues au cours du temps.

Cette tâche ne doit pas être lourde, mais y investir du temps assurera que les changements soient respectés, et qu’il y aura une bonne base pour d’autres développements futurs.

À retenir 

  • La méthodologie Lean peut être mise en pratique dans tous les départements d’une entreprise afin d’augmenter sa productivité et son efficacité.
  • Le Lean management est centré sur la réduction du gaspillage, y compris les moments improductifs des employés dans une société.
  • Vous pouvez utiliser le Lean management dans les bureaux afin de réduire les temps d’arrêt, tout en optimisant les espaces de travail et en standardisant vos processus.
  • La simplification à l’extrême n’est pas toujours la meilleure méthode. Parfois, un processus a besoin de rester complexe afin de rester productif – gardez ceci en tête lorsque vous établissez une stratégie dans le but de maintenir les améliorations.
  • Afin d’obtenir de meilleurs résultats, vous devez vous assurer que le Lean soit en harmonie avec votre stratégie d’entreprise. Assurez-vous que la totalité de votre équipe participe aux changements et applique les principes du Lean au quotidien.

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