8 règles pour un stand-up meeting efficace

stand up meeting

Comment peut-il être si tard si tôt ? – Dr. Seuss

Un stand-up meeting est une réunion rapide, allant droit au but, qui est au cœur de la philosophie du Lean management. En résumé, tout le monde se tient debout pendant une réunion qui dure 5 à 10 minutes environ. Lorsque c’est le tour de quelqu’un de parler, il communique les problèmes rencontrés, les tâches pour la journée et en informe les autres. Lorsque la réunion se termine, chaque personne retourne à son poste pour commencer ou poursuivre son travail de la journée.

Les études montrent que les stand-up meeting sont plus en plus acceptés et utilisés depuis que des recherches ont été publiées il y a près de vingt ans dans le Journal of Applied Psychology (Revue de la Psychologie Appliquée), déclarant que les stand-up meeting prennent 34% moins de temps et produisent le même résultat qu’une réunion assise.

Voici donc 8 règles et exemples pour vous aider à intégrer les stand-up meeting dans votre entreprise.

 1. Établir au préalable les thèmes et les questions à aborder

Les questions courantes suivent ces trois étapes que respecte chaque participant :

  • Hier : Qu’est-ce que j’ai fait ?
  • Aujourd’hui : Qu’est-ce que je ferai ?
  • Préoccupations : Y a-t-il des problèmes qui bloquent mon progrès et est-ce que l’équipe peut m’aider avec cela?

Remarque : vous pouvez énumérer le thème en fonction de votre culture d’entreprise et de vos objectifs. Le contenu est flexible, mais n’oubliez pas de limiter la durée.

2. Rentrer directement dans le vif du sujet

S’il y a un problème pour lequel un salarié peut en aider un autre, cela doit leur être adressé directement après la réunion et non pendant le stand-up meeting, car cela risque de casser la dynamique de ce dernier.

Il incombera alors au leader de la séance du jour de rappeler aux intervenants de rester focus sur la séance et qu’ils pourront se s’entraider une fois celle-ci terminée.

3. Prendre des notes

Le Kanban est un système de prise de notes communément utilisé par de nombreuses entreprises, dans divers types d’industries. Il y a des colonnes qui correspondent aux questions abordées durant la réunion et les notes sont généralement enregistrées en plaçant un pense-bête dans la colonne appropriée.

Prendre des notes est essentiel pour garder une trace de ce qui est dit au cours de la réunion et faire un suivi, surtout quand la réunion se déroule très rapidement.

4. Adopter une énergie dynamique

L’objectif du stand-up meeting est de créer une énergie dynamique qui permette de consolider l’équipe, renforcer sa cohésion et la confiance sur le long terme.

En outre, adopter une énergie dynamique est inhérent à la philosophie d’un stand-up meeting, car il électrise les employés dès le début de leur journée et les installe dans un bon mood.

5. Penser à limiter les groupes

Il est à noter qu’en 2011, Kristen Gil, Vice-président des opérations commerciales chez Google, a fait subir un grand changement et fait réévaluer les objectifs. Une des leçons qu’ils en ont tirée est de limiter les réunions à 10 personnes.

Considérez ce qui est mieux pour votre équipe, votre société et votre culture. N’oubliez pas, tout comme le temps est un facteur, le nombre de participants l’est aussi.

6. Trouver un modèle

Les stand-up meeting se passent tous les jours. On conseille de programmer des rendez-vous quotidiens dans les agendas des participants.

Jason Yip, coach chez Spotify Agile, raconte qu’il lance dans les haut-parleurs la chanson de Bob Marley « Get Up, Stand Up » pour indiquer que la réunion est sur le point de commencer.

Quelle chanson choisirez-vous ?

7. Nommez un leader

Chaque stand-up meeting a besoin d’un leader, un chef d’orchestre pour maintenir l’équipe focus. Ce leader peut faire l’objet d’une rotation et changé au jour le jour.

À chaque fois que le sujet dérive sur des idées créatives, le rôle du leader ne sera pas de bloquer cette créativité, mais de proposer sa continuité en dehors des stand-up meetings où les participants pourront continuer leur conversation.

8. Gardez un esprit positif

Dans une réunion aussi rapide, un esprit positif est crucial parce qu’il va colorer le reste de la journée d’une personne. S’il y a un problème, discutez-en avec professionnalisme et directement après la réunion.

Sinon, conservez des vibrations optimistes et orientez-vous vers de plus grands objectifs.

Conclusion

Le stand-up meeting est un outil de management qui permet de réunir des employés normalement éloignés et de créer des synergies autour de différents projets.

Il y a beaucoup de variations et de méthodes à intégrer dans un stand-up meeting, c’est pourquoi il faudra toujours désigner un leader pour guider ces réunions. Avec suffisamment de pratique et de dévouement, vous observerez rapidement une nette amélioration dans la productivité des employés.

Si vous avez aimé ce post, nous vous serions très reconnaissants si vous nous aidiez à le diffuser par emailing à un ami, ou en le partageant sur Twitter ou Facebook. Merci !

Soyez Lean, soyez heureux !

Laisser un commentaire