Appliquez le 5 S Lean Office et gagnez en optimisation

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Adopter le 5 S Lean Office et gagnez en optimisation

La méthode « 5 S Lean Office » constitue une application spécifique du Lean 5 S.  Elle vise à optimiser la gestion de son bureau dans le but d’optimiser l’efficacité du travailleur et de booster le rendement des équipes. Elle a d’abord été appliquée dans les ateliers de production pour s’étendre à d’autres domaines comme celui de l’administratif et des services.

Aujourd’hui, le 5 S Lean Office se présente comme un outil incontournable pour les entreprises qui veulent améliorer leur méthode de travail, gagner du temps, réduire le stress de leurs employés et renforcer l’esprit d’équipe. Nous verrons aussi son application dans la gestion de la documentation numérique sur votre ordinateur ou sur le cloud.

Pour débuter voici une vidéo stupéfiante qui montre un bureau remis au goût du Lean grâce au 5 S Lean Office.

Les principes du 5 S Lean Office

5S Lean en français-Lean Six Sigma France

 

1/ Seiri (Supprimer)

Pour appliquer correctement cette méthode, il convient de commencer par un tri des éléments inutiles se trouvant sur le poste de travail. Cela inclut les documents périmés, les fournitures en excès, etc. Le but est de renouveler le poste de travail pour y garder uniquement ce qui sera utile à la tâche quotidienne du salarié.

2/ Seiton (Situer)

Une fois cette première étape effectuée, il convient maintenant de définir une place pour chaque outil de sorte qu’il soit visible et à portée de main.

3/ Seiso (Nettoyer)

Avant de placer les outils sur le poste de travail, celui-ci doit être nettoyé. Cette action permet d’identifier les anomalies ainsi que les éventuelles dégradations sur les équipements du poste de travail. Un espace propre favorise également la productivité ainsi que la concentration.

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4/ Seiketsu (Standardiser)

Vient ensuite la partie délicate durant laquelle il faudra définir les standards de rangement, de nettoyage, d’affichage et de réapprovisionnement. Puisqu’il s’agit de normes, il est impératif de les généraliser à l’ensemble des postes de travail et de veiller à ce qu’elles soient respectées. Grâce à cette normalisation des méthodes de travail, les équipes peuvent mieux travailler entre elles. Pour optimiser le respect de ces standards, il peut être intéressant de faire appel à des supports d’informations visuelles qui seront positionnés de manière stratégique pour que tout le monde puisse y accéder facilement.

5/Shitsuker (Suivre)

Finalement, la dernière étape de la méthode consiste à maintenir les acquis et à les améliorer sans cesse. À noter que cette recherche continue de l’optimisation ne doit pas devenir une quête de la perfection. Elle doit rester un moteur et non une source d’angoisse ni de pression.

Le cas du numérique: gestion de la documentation

Pour la gestion de vos documents numériques, la première étape de la méthode 5 S Lean Office consiste à supprimer les fichiers temporaires, les doublons et les versions successives. Les fichiers restants doivent ensuite être archivés ou comprimés pour économiser de l’espace.

La deuxième étape consiste à définir une terminologie (nomenclature) claire, logique et simple puis à mettre en place des règles de partage de documents tout aussi travaillées et cohérentes.

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La troisième étape de son côté se concentre sur la recherche des méthodes de classification. Il s’agit d’utiliser des mots clés pour faciliter la recherche d’un fichier, d’imprimer les chemins d’accès, d’identifier les propriétaires des fichiers et de définir des arborescences par thématique. Il est aussi recommandé d’intégrer les modes d’emploi dans les répertoires.

Finalement, il ne reste plus qu’à adopter des méthodes de classification plus spécifiques comme des numéros de série ou des codes couleur.

Utilité

Le principal intérêt de cette méthode réside au niveau du gain de temps qu’elle permet de réaliser. Elle met en place un système fluide, logique, cohérent et intuitif ce qui favorise la production et réduit les temps de recherche des documents, par exemple. Ces derniers représentent 13 % du temps de travail selon une étude du Wall Street Journal. Les employés peuvent accéder facilement aux fichiers et aux outils dont ils ont besoin et ils disposent d’un base de documents bien structurée pour interagir avec leurs collègues.

Le système leur permet également de traiter les différents fichiers de manière ordonnée et logique pour qu’ils soient facilement accessibles par tous dans le futur. La méthode 5 S Lean Office optimise d’ailleurs l’esprit d’équipe tout en facilitant le travail individuel. Cerise sur le gâteau, elle instaure un environnement de travail convivial. Ceci favorise la capacité de production et participe à abaisser le niveau de stress. À noter toutefois que la méthode peut être optimisée avec quelques initiatives. Il est par exemple possible d’utiliser des tableaux de communication et des plans d’action PDCA pour ancrer les bonnes pratiques.

 Pour en savoir plus sur

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