Le DMAIC étape 5 Contrôler

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Le DMAIC étape 5 Contrôler 

La cinquième étape de la démarche DMAIC est une phase de contrôle et de suivi. Elle intervient juste après la phase d’« amélioration » qui a permis d’implémenter les nouvelles solutions sélectionnées par l’équipe Six Sigma suite à l’étude approfondie de certains problems de qualité dans l’entreprise. Cette étape est complexe dans la mesure où elle doit permettre aux équipes de comparer une situation nouvelle souhaitée par rapport à une situation initialement insatisfaisante, et ainsi observer la situation actuelle afin de confirmer, puis de maintenir, le succès du projet DMAIC. Voici quelques informations qui contribuent à assurer la bonne mise en œuvre de cette étape.

Mettre à jour la documentation du projet et faire ressortir les informations les plus pertinentes

 C’est au cours de la phase de contrôle qu’il est particulièrement important de bien documenter le projet, notamment en révisant et en mettant à jour les cartes de processus développées au cours du projet DMAIC afin qu’elles reflètent la situation réelle de la manière la plus fidèle possible. En effet, à ce stade du projet, il est plus facile d’observer les résultats réels qui découlent des nouvelles solutions implémentées et de les transformer en informations pertinentes pour l’entreprise. Le projet DMAIC doit ainsi être traduit de manière aussi claire et simple que possible afin que tous les membres de l’entreprise puissent s’y référer à tout moment sans difficultés. Cette étape permet de revenir sur les détails et les spécificités du projet, de décrire les résultats, d’évoquer les découvertes pertinentes qui ont été constatées au cours des premières étapes du DMAIC et qui pourraient être exploitées dans le cadre de futurs projets au sein de l’entreprise. Cette application du projet à d’autres niveaux de l’entreprise est essentielle et se déroule notamment au cours de la dernière étape du DMAIC : « standardiser », nous reviendrons donc sur ce point un peu plus tard.

Mettre en place des moyens de contrôle afin de repérer les problèmes éventuels et les régler

Il est essentiel de mettre en œuvre un plan afin de pouvoir contrôler l’implémentation et l’évolution des nouvelles mesures. Ce plan doit permettre de repérer rapidement s’il existe des failles au niveau même de l’implémentation au cours de la phase précédente. De plus, si un problème devait survenir plus tard suite à l’implémentation des nouvelles solutions, il est essentiel de pouvoir le repérer immédiatement afin de corriger la situation dès que possible et éviter les dérives. Ainsi, l’équipe pourra notamment définir des niveaux de tolérance à surveiller et à respecter. En effet, rappelons que l’objectif final du Six Sigma est d’atteindre des résultats proches de la perfection, ce qui laisse peu de place à l’erreur. L’utilisation des cartes de contrôle permet notamment de repérer les variations rapidement en respectant les critères et mesures déterminées par l’équipe. En fonction de chaque projet, il est important de déterminer quelles personnes sont en charge d’effectuer les contrôles et à quelle fréquence, et de définir les critères à contrôler. Encore une fois, les outils graphiques et statistiques permettront de contribuer au succès de cette nouvelle phase du DMAIC. Les Poka Yoke sont des outils qu’il est possible d’utiliser afin de repérer rapidement les éléments incompatibles avec les objectifs du Six Sigma.

Les plans de contrôle 

Au cours de cette phase, il est également important de prévoir la façon dont l’entreprise doit réagir face à l’apparition de problèmes éventuels mis en lumière par les plans de contrôle. Définir des plans de réaction doit donc permettre de ne pas être pris de court et même de prendre des mesures préventives lorsque cela est possible. L’équipe doit alors prévoir quelles actions prendre, quels types d’outils utiliser et avoir une idée générale du comportement à adopter afin de réagir dès qu’un problème est repéré.

Maintenir la cadence

Il est également essentiel de conserver l’élan du projet afin qu’il ne s’essouffle pas. Trop souvent, les projets sont abandonnés en cours de route après quelques semaines ou quelques mois et les membres de l’entreprise reprennent leurs vieilles habitudes. Il est donc important d’assurer des contrôles réguliers et un suivi attentif (formation, communication…). Nous aborderons également ce sujet dans la partie concernant la phase suivante : « standardiser ».

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