Comment sélectionner les bons projets DMAIC et mettre en place une méthode de transformation [Série Stratégie III]

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Sans changement, il n’y a pas d’innovation, de créativité ou de motivation à l’amélioration. Ce sont ceux qui l’amorcent qui auront les meilleures chances de gérer au mieux cet inévitable changement.  – William Pollard

Après avoir obtenu l’adhésion des dirigeants de votre entreprise, il est temps de sélectionner les projets qui façonneront votre programme de transformation. DMAIC est un outil de résolution de problèmes appartenant intrinsèquement à la méthodologie Lean Six Sigma. Cette méthode, provenant de l’acronyme anglophone D.M.A.I.C., comporte 5 étapes : Define (Définir), Measure (Mesurer), Analyze (Analyser), Improve (Améliorer), et Control (Controler). On appelle projet DMAIC un projet Lean Six Sigma qui a pour but de résoudre un problème au sein d’une entreprise (par exemple la réduction des déchets). Mais, comment sélectionner les projets DMAIC appropriés à votre entreprise ?

 

Comprendre les étapes de DMAIC

Avant même d’aborder la façon de choisir les projets, il est nécessaire de comprendre comment fonctionne la méthodologie DMAIC afin de sélectionner des projets viables pour votre programme de transformation. Voyons tout d’abord en quoi consiste chacune des étapes d’un projet DMAIC :

  1. Define (Définir)

Il s’agit de la première étape d’un projet d’amélioration Lean Six Sigma. Lors de cette phase, vous allez “énoncer le problème”, puis définir les objectifs à atteindre. Le responsable de projet a pour charge de rédiger une “Charte de Projet”, d’élaborer un diagramme de processus et de comprendre les besoins du client qui lui sont associés.

  1. Measure (Mesurer)

Le point de départ d’un projet est défini lors de cette phase. L’équipe sélectionne les mesures pertinentes et crée un plan de collecte des données. À la fin de cette étape, vous devriez être en possession d’informations concernant le processus de référence et d’une charte de projet à jour.

  1. Analyze (Analyser)

Les données collectées lors de la phase de Mesure seront examinées en détail durant cette étape afin d’examiner le processus et de déterminer la ou les causes du problème en question. Lors de cette troisième étape, les mesures relevées pourront être visuellement représentées grâce à l’utilisation d’outils d’analyse de données et de processus afin d’être interprétées avec plus d’aisance.

  1. Improve (Améliorer)

Une fois la ou les causes du problème identifiées, il est temps de réfléchir aux solutions possibles, de fixer des objectifs de performance, puis de choisir (et mettre en place) la ou les solutions qui permettront de les atteindre. À la fin de cette étape, vous devriez être capable de mesurer les améliorations du processus et de vérifier si elles correspondent aux attentes.

  1. Control (Maîtriser)

Afin de s’assurer que les progrès seront durables, il est important lors de cette phase de développer et de mettre en place un programme de suivi et de pilotage des solutions choisies. L’infrastructure d’amélioration des processus sera confiée aux employés qui seront dorénavant en charge de s’assurer, grâce à l’utilisation des principes Lean Six Sigma, que les améliorations seront pérennes et continues.

Comment sélectionner les bons projets DMAIC

Maintenant que vous savez comment fonctionne la méthode DMAIC, voyons la marche à suivre pour sélectionner les projets appropriés à votre organisation :

1. Identifier les problèmes

L’objectif d’un projet DMAIC est de résoudre un problème associé avec un processus de l’organisation, afin de rendre celui-ci plus efficace et fiable.

Ainsi, la première chose à faire est d’identifier les problèmes, carences et insuffisances qui existent au sein de votre entreprise.

Ces préoccupations vont devenir la base sur laquelle vous appuyer pour “énoncer le problème”, comme décrit dans la phase Define (définir) de la méthodologie DMAIC.

2. Sélectionner les projets adéquats

Il est important de mentionner ici que tous les problèmes n’ont pas à être résolus en s’appuyant sur la méthode DMAIC. Parfois, la façon de surmonter une difficulté est déjà connue, ce qui signifie qu’il n’est pas nécessaire d’appliquer DMAIC. À d’autres moments, un problème peut être simplement trop compliqué (et nécessite de revoir entièrement le processus) pour être solutionné grâce à la méthode DMAIC.

Avant de commencer le processus de transformation, vous devez déterminer si un projet répond aux critères DMAIC définis. Il existe 8 critères clés pour évaluer les chances de succès d’un projet DMAIC.

  1. Les répercussions sur le client : si le projet est un succès, cela va-t-il avoir un impact positif sur les clients et augmenter leur satisfaction ?
  2. L’énonciation du problème : Le problème est-il correctement défini, c.à.d., peut-on identifier un ou plusieurs éléments problématiques nécessitant une prise en charge ? Si ce n’est pas le cas, le projet pourrait perdre de son intérêt en raison de son manque de clarté.

  1. Une solution claire : Existe-t-il déjà une réponse au problème ? Si c’est le cas, il n’est pas nécessaire d’utiliser DMAIC pour surmonter l’obstacle.
  2. Les bénéfices à en tirer : Quelle est la valeur quantitative et qualitative du projet ? Il est important de réaliser une analyse de rentabilité ainsi que des bénéfices qui peuvent être obtenus afin de déterminer si la résolution du problème sera rentable ou non pour l’entreprise.
  3. La stabilité du processus : Si le processus visé a été mis en place récemment, il est fort probable qu’il n’ait pas encore atteint une zone de stabilité. Cela signifie que les l’impact de la solution adoptée pourrait différer des objectifs fixés par DMAIC.
  4. Le soutien : L’équipe Lean Six Sigma supporte-t-elle le projet ? Un appui solide est ce qui fait la différence entre l’échec et la réussite d’une action DMAIC.
  5. Un projet en harmonie avec la compagnie : L’action planifiée (et ses objectifs) est-elle en phase avec la stratégie globale de l’entreprise ? Si ce n’est pas le cas, il y a peu de chances que le projet soit financé et appuyé par l’équipe Lean Six Sigma.
  6. La redéfinition du processus : La viabilité du projet DMAIC peut également être remise en cause si le processus en question ne peut pas être amélioré plus amplement sans être fondamentalement révisé.
  7. Organiser un atelier de sélection de projets

Une fois que vous avez conscience des problèmes de votre entreprise, il est nécessaire de discuter des projets avec le reste de l’équipe Lean Six Sigma.

Prévoyez un atelier qui sera conduit par le Leader LSS – le directeur du système d’excellence – et impliquant le responsable de département, le directeur du programme LSS, les Black Belt et Green Belt.

Échangez sur les projets DMAIC et évaluez chacun en fonction des critères clés de sélection mentionnés plus haut. Déterminez à quel point l’administration et les dirigeants soutiennent chaque projet et utilisez ces données pour établir un ordre de priorité.

Pour cela, libre à vous d’utiliser des outils tel que des tableaux de sélection listant tous les projets avec les temps et les ressources nécessaires afin de déterminer la viabilité et l’importance de chacun.

L’intérêt de cet atelier est d’établir une liste de projets pouvant être livrés lors de la première année de mise en place du programme LSS. Répertoriez ces actions suivant l’ordre dans lequel elles seront lancées. Une fois les projets sélectionnés, les Black Belt auront pour responsabilité de les analyser, de les affiner et de les mettre en place.

L’objectif est d’augmenter graduellement le nombre de projets concernés, passant ainsi de 20 la première année à 83 la deuxième, 184 la troisième, 293 la quatrième et enfin 396 lors de la cinquième année après la mise en place du programme LSS. Ces statistiques concernent une entreprise de 10.000 personnes.

3. Utiliser les outils de sélection de projet

Cette étape est optionnelle. Elle permet d’optimiser les processus de choix des projets. Utiliser des outils de sélection vous permettra d’équilibrer le processus afin de minimiser les risques d’échec.

L’intérêt de cette phase additionnelle est de prioriser les projets qui exploitent au mieux les ressources et le temps à disposition dans l’entreprise. Les outils à utiliser à cet effet sont l’Approche S-C-P et la Matrice SWOT.

Le S-C-P

Le SCP (Structure-Comportement-Performance) est une approche descendante permettant de déterminer si un projet sera performant ou non. Dans ce modèle : la Structure mesure la valeur économique ; le Comportement mesure la capacité à exploiter la valeur maximale ; la Performance mesure le potentiel de performance ou de succès du projet.

La Matrice SWOT

Le terme SWOT est un acronyme issu de l’anglais : Strengths (forces), Weaknesses (faiblesses), Opportunities (opportunités), Threats (menaces). La matrice SWOT est un outil permettant de réaliser une estimation réaliste de la pertinence du projet grâce à un raisonnement spécifique. Les Forces d’un projet sont basées sur les attributs qui le différencient des autres ainsi que sur les compétences et ressources disponibles. Les Faiblesses sont les parties irréalistes du projet qui sont les plus difficiles à atteindre. Les Opportunités déterminent si les tendances techniques et économiques peuvent générer de plus importants rendements et une plus forte valeur ajoutée. Les Menaces sont les éléments mettant à mal le succès d’un projet (manque de soutien, rachat, etc.).

En général, une analyse SWOT est réalisée après le SCP afin de mettre en lumière les projets les plus forts (qui doivent être priorisés) et les projets les plus faibles (qui doivent être éliminés).

Ces résultats peuvent par la suite être filtrés grâce à des processus tels que l’analyse VRIO : Valuable (Valorisable), Rare (Rare), Imitable (Imitable), Organized (Organisé). Cependant, il n’est pas nécessaire que vous poussiez si loin l’analyse lors des premières années suivant la mise en place du programme LSS, puisque le nombre de projets est déjà limité (et ainsi ne requiert pas un filtrage encore plus rigoureux).

À retenir

  • Un projet DMAIC permet de résoudre un problème qui existe au sein d’une entreprise.
  • Les 5 étapes du DMAIC sont : Define (Définir), Measure (Mesurer), Analyze (Analyser), Improve (Améliorer), et Control (Maîtriser). Chacune de ces étapes joue un rôle primordial dans la méthodologie de résolution de problèmes DMAIC.
  • Lorsque vous cherchez à savoir quels sont les projets DMAIC appropriés à votre organisation, vous devez identifier les problèmes, trier les projets et organiser un atelier de sélection avec l’équipe LSS.
  • Si cela est nécessaire, vous pouvez redéfinir les projets par la suite en utilisant des outils de sélection tels que le SCP, la matrice SWOP et l’analyse VRIO.

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