Comment implémenter le Lean Six Sigma au sein du comité exécutif ? [Série Stratégie II]

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Une fois que vous avez défini une stratégie d’excellence opérationnelle au sein de votre entreprise, la prochaine étape consiste à convaincre le comité exécutif. Le comité exécutif est responsable de la gestion de l’organisation et vous ne pouvez pas travailler sur l’implémentation du Lean Six Sigma sans leur approbation. Par conséquent, il est essentiel que vous répondiez à toutes les questions et les préoccupations que ce comité pourrait avoir concernant le Lean Six Sigma. Alors, comment pouvez-vous convaincre le comité exécutif d’intégrer la culture Lean Six Sigma dans leur organisation ?

 1. Offrez-leur de la documentation et organisez des ateliers d’initiation

Pour vous assurer que les cadres dirigeants aient une bonne compréhension de ce qu’est le Lean Six Sigma, vous devriez commencer par leur fournir des informations qu’ils pourront facilement lire et comprendre. Ceci ne veut évidemment pas dire qu’il faut leur donner un livre de 500 pages sur le Lean Six Sigma.

Il y existe de nombreux documents, ateliers ou formations en rapport avec le Lean Six Sigma qui s’adressent aux professionnels et peuvent être facilement lus et compris en quelques heures. Ce type de contenu couvre toutes les bases du Lean Six Sigma et des projets DMAIC jusqu’aux rôles des cadres exécutifs. Nous conseillons souvent d’utiliser des « business games » pour leur montrer la puissance de la méthodologie.

À la fin de ces ateliers, la meilleure manière de savoir si tout le monde a assimilé les bases du Lean Six Sigma est de faire un test. Il s’agit d’une information précieuse, car les leaders Lean Six Sigma ont besoin de savoir à quel point les cadres dirigeants sont impliqués dans le programme. Dans le meilleur des cas, il faudrait qu’un Black Belt soit dans le comité exécutif.

2. Aidez-les à comprendre leurs rôles

Il est essentiel que les cadres exécutifs comprennent le rôle qu’ils jouent dans l’intégration du Lean Six Sigma. Le comité exécutif est chargé de créer un fil conducteur en ce qui concerne l’implémentation du Lean Six Sigma.

Celui-ci servira pour établir les objectifs stratégiques et commerciaux qui devront être atteints grâce au programme Lean Six Sigma.

En fin de compte, ces dirigeants sont ceux qui favoriseront l’utilisation des méthodes Lean Six Sigma au sein de l’organisation en rendant l’environnement favorable au développement de celles-ci. C’est le rôle principal des cadres exécutifs dans l’intégration du Lean Six Sigma.

La meilleure manière de les aider à comprendre leur rôle est de les faire participer à un workshop d’un ou deux jours pour les informer sur la stratégie Lean Six Sigma et comment il leur serait bénéfique de développer une stratégie d’excellence opérationnelle.

Des explications générales sur le Lean Six Sigma, les projets DMAIC et sur le plan de développement devraient être inclus dans le workshop.

Les principaux objectifs et attentes de la stratégie Lean Six Sigma devraient également être discutés afin que les cadres exécutifs soient au courant de la manière dont les choses vont se dérouler.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser des statistiques, graphiques et animations dans vos présentations afin de les rendre plus faciles à comprendre.

Dans ces mêmes présentations, vous devriez insister sur l’importance du rôle des Blacks Belts, Green Belts, chefs de département et du Program Manager, ainsi que des facilités de formations possibles pour leur donner une idée de comment la transition vers une méthodologie Lean Six Sigma se produira.

Implémentation du Lean Six Sigma

3. Dites-leur pourquoi une stratégie Lean Six Sigma est une clé du succès

Il peut être difficile de convaincre le comité exécutif de réviser complètement leur stratégie business pour implémenter le Lean Six Sigma. Cependant, si vous leur dites exactement pourquoi leur organisation a besoin du Lean Six Sigma, cela aidera à les faire changer d’avis.

Nous avons mis en évidence trois principaux facteurs du succès du Lean Six Sigma ci-dessous. Il est recommandé d’expliquer ces facteurs de réussite au comité exécutif afin qu’ils comprennent le besoin d’implémenter une telle stratégie dans leur entreprise.

  • Stratégie orientée client

La priorité absolue du Lean Six Sigma est d’adopter une approche centrée sur le client. Cela pose l’amélioration de l’expérience client au cœur des objectifs de la stratégie.

Les méthodologies du Lean Six Sigma exigent que la direction ait une connaissance des besoins de ses clients, basée sur des recherches pointues et des données réelles plutôt que sur des hypothèses.

Avec la stratégie Lean Six Sigma, les processus business entre les départements sont élaborés de manière à répondre aux besoins des clients et à améliorer le service clientèle.

L’intégration de cette stratégie dans votre organisation garantit une volonté d’amélioration continue en écoutant les besoins des clients pour améliorer leur expérience et leur satisfaction.

  • Amélioration de l’efficacité

Intégrer une stratégie Lean Six Sigma dans une entreprise augmente l’efficacité des différentes tâches et processus. Les organisations ayant implémenté la stratégie avec succès ont été capables d’atteindre des progrès remarquables en termes d’efficacité, que ce soit dans des petits processus ou d’autres plus important.

Les Black Belts sont spécialement formés à analyser les processus afin de déterminer les faiblesses qui peuvent être éliminées pour atteindre un niveau d’efficacité maximal en termes de ressources et de temps.

Dans la terminologie du Lean Six Sigma, une organisation est considérée comme une somme de processus et de parties, et l’objectif de toute la stratégie et de s’assurer que chacun d’eux utilise la totalité de son potentiel.

  • Maitrise des coûts

Le but ultime de la réorganisation d’une stratégie est de maîtriser les coûts et d’augmenter les bénéfices, exactement ce que fait la méthodologie Lean Six Sigma

En éliminant les déchets (en termes de ressources et de temps) et en résolvant les problèmes rencontrés dans les processus, le Lean Six Sigma réduit le coût de ces processus et augmentent les revenus générés ou la satisfaction des clients.

Par exemple, si un employé est inactif pendant une certaine période dans une entreprise, cela est considéré comme un « gaspillage » étant donné que vous payez toujours l’employé pendant cette durée. Une stratégie Lean Six Sigma vous permet de rationaliser les processus de sorte qu’il n’y ait plus de ressources gaspillées.

4. Montrez-leur que le Lean Six Sigma peut s’aligner avec leur stratégie globale

Une fois qu’une entreprise s’est établie dans un environnement local, la prochaine étape est de se développer à l’international. L’élaboration d’une stratégie globale ainsi que sa mise en œuvre est une préoccupation majeure du comité exécutif qui peut être assisté par l’intégration d’une stratégie Lean Six Sigma.

Les principaux problèmes rencontrés par les entreprises avec leurs stratégies globales sont le manque de stabilité et une augmentation des coûts. Soulignez les avantages du Lean Six Sigma et aidez les cadres dirigeants à comprendre comment cette approche peut les aider à réduire les gaspillages, améliorer l’efficacité, réduire les couts et mener à une stabilité sur le long terme pour l’organisation.

Montrez-leur que la stratégie Lean Six Sigma va de pair avec la stratégie globale, car elle encourage une croissance régulière au sein de l’organisation en termes de ressources et de profits. Stabilité et efficacité sont les mots clés d’une expansion globale et c’est exactement ce que la stratégie LSS peut amener à une société.

5. Impliquez les cadres exécutifs dans le plan de communication

Pour une intégration réussie, il est nécessaire que vous développiez un plan de communication holistique autour de la stratégie Lean Six Sigma. Votre objectif devrait être de développer un plan de communication où les compétences des cadres pourront être utilisées.

Vous devriez inclure les cadres dirigeants afin qu’ils deviennent des éléments clés de votre plan de communication. C’est très important, car cela permet d’impliquer les cadres avec la stratégie Lean Six Sigma et d’utiliser leurs compétences en communication pour faire connaitre le programme par la suite.

Écrivez une description brève, mais convaincante de ce que Lean Six Sigma et son intégration signifie pour l’entreprise, quelque chose comme un « elevator speech » et ensuite fournissez cette description aux cadres.

Cette description peut être utilisée par les cadres lorsqu’ils parlent du Lean Six Sigma lorsqu’ils parlent avec des dirigeants d’autres entreprises.

6. Documentez l’engagement des cadres exécutifs

L’objectif de convaincre les dirigeant par rapport à Lean Six Sigma est de gagner leur soutien parce que c’est ce qui vous fera avancer. Vous ne cherchez pas un engagement réel de leur part, mais plutôt du bouche-à-oreille.

Ce qui veut dire que si vous voulez que vos cadres exécutifs soient réellement à vos côtés et vous appuient avec l’intégration du Lean Six Sigma, ne leur dites pas simplement « faites partie du plan de communication ».

Par conséquent, une fois qu’un cadre exécutif fait partie de votre team Lean Six Sigma, la prochaine tâche que vous devez effectuer est de mettre cet engagement sur papier afin que vous puissiez avancer avec l’assurance complète de leur soutien.

Représentez l’engagement de chaque cadre sur une courbe représentant leurs connaissances de la stratégie Lean Six Sigma ainsi que leurs engagements dans le programme. Ceci est important étant donné que ça vous aide à comprendre comment vous pouvez coopérer avec chacun d’entre eux.

À retenir

  • Le comité exécutif est responsable de la gestion d’une organisation. Afin d’avancer dans la stratégie d’intégration du Lean Six Sigma, vous devez obtenir l’approbation et le soutien de ce comité.
  • Vous devriez convaincre les cadres dirigeants en créant de la notoriété autour de la méthode Lean Six Sigma (via de la documentation et des présentations), en les aidant à comprendre leurs rôles dans la stratégie, en expliquant les avantages du Lean Six Sigma et en leur démontrant que celle-ci peut s’aligner sur leur stratégie globale.
  • Impliquez les cadres dans le plan de communication et aidez-les à comprendre l’importance du Lean Six Sigma pour l’organisation.
  • Une fois que les cadres exécutifs ont apporté leur soutien, documentez leur engagement afin d’avancer dans votre stratégie en sélectionnant les bons projets DMAIC pour le projet de transformation.

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