Comment sélectionner et former les bonnes personnes pour votre projet Lean Six Sigma [Série Stratégie IV]

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Il y a trois types de leaders. Ceux qui vous disent quoi faire. Ceux qui vous laissent faire ce que vous voulez. Et enfin, il y a les Lean leaders, ceux qui mettent la main à la pâte et vous aident dans votre travail. – John Shook

La sélection et la formation de l’équipe Lean Six Sigma sont des points clés du succès de votre projet. Grâce aux bonnes personnes ainsi qu’à un bon programme d’excellence opérationnelle, vous pourrez voir des changements durables s’opérer rapidement. Quand vous opérez des changements à travers le Lean Six Sigma, c’est le mode de fonctionnement de votre entreprise qui est appelé à changer. Pour mener à bien ce projet, il sera essentiel de sélectionner les bons problèmes, les talents qui pourront facilement assimiler cette méthodologie et les enseigner au reste de l’équipe. Voyons comment sélectionner et former les bonnes personnes pour le Lean Six Sigma. 

 

Les différents rôles Lean Six Sigma

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Le Lean Six Sigma suit une convention d’art martial en ce qui concerne l’appellation de ses intervenants. Selon son niveau, chaque professionnel du Lean Six Sigma est responsable d’un ensemble de tâches dans son organisation. Voici les différents rôles Lean Six Sigma et leur formation correspondante :

1. Champion

Le champion, aussi communément appelé Leader Lean Six Sigma, est un manager exécutif qui sera le responsable de l’initiative Lean Six Sigma. Le Champion rapporte directement au C.E.O. de l’entreprise.

Un champion L.S.S. est responsable du déploiement complet du Lean Six Sigma et supporte l’ensemble des changements en cultivant cette culture au sein de son organisation. Ce(te) participant(e) aide à la sélection des projets, crée une charte, supervise de manière hebdomadaire le projet et trouve des solutions en cas de problèmes.

Chaque organisation ne peut avoir qu’un champion Lean Six Sigma qui est généralement un exécutif senior et a reçu un haut niveau de formation technique en Lean Six Sigma. Il détient aussi des compétences en conduite de changement.

2. Master Black Belt

Un Master Black Belt (M.B.B.), aussi connu en tant que Manager programme L.S.S, est un Black Belt expérimenté qui a déjà implanté avec succès des projets L.S.S. Il/elle est un expert des méthodes et outils qui sont associés au Lean Six Sigma. Un M.B.B. rapporte au champion Lean Six Sigma de l’organisation.

Le premier rôle du M.B.B. est de développer le programme de formation Lean Six Sigma et de délivrer la formation aux participants sélectionnés. Un Master Black Belt est aussi responsable de la sélection des projets, il vient en support du champion L.S.S. et s’assure du bon fonctionnement du programme L.S.S. Une organisation peut avoir plusieurs M.B.B. en son sein. On considère qu’une société de 10,000 employés devrait idéalement arriver à 8 Master Black Belts à la cinquième année du déploiement Lean Six Sigma.

3. Black Belt

Un Black Belt (B.B.) est un(e) participant(e) qui a une connaissance avancée du Lean Six Sigma, en particulier de ces méthodes et outils statistiques, et possède aussi des qualités de leader.

Le rôle d’un B.B. est de coacher, manager et conduire l’équipe projet. Chaque Black Belt de l’organisation est responsable de conduire en moyenne 2 à 3 projets DMAIC  (250K de valeur créée par projet) et s’assure de la bonne collection des données et de leur analyse. Un B.B. est aussi responsable de l’identification et de la communication des obstacles au projet ainsi que de donner des retours réguliers sur le projet au M.B.B.

Quand un B.B. est choisi pour être formé, assurez-vous de choisir une personne qui sache travailler en équipe (qualité importante pour la partie formation/coaching). Les individus sélectionnés devront assister à des cours durant quatre ou cinq semaines où ils étudieront les méthodes, outils statistiques et concepts techniques du Lean Six Sigma.  Une fois que le B.B. a reçu sa formation, il lui sera demandé de conduire un projet-test DMAIC  afin de s’assurer de son potentiel. Une société de 10,000 employés devrait avoir jusqu’à 50 Black Belts à la cinquième année de déploiement de leur stratégie Lean Six Sigma.

4. Green Belt

Un Green Belt est un(e) professionnel(le)  qui a une bonne expertise Lean Six Sigma (assez pour conduire un petit projet L.S.S.).

Le rôle exact d’un(e) Green Belt dépend des besoins de l’organisation, mais en général un G.B. assiste un B.B. et pourvoie à la formation d’autres professionnels. Cependant, s’il y a un besoin, un G.B. peut être appelé à gérer son propre projet sous la direction directe d’un Master Black Belt.

Pour sélectionner les participants G.B, assurez-vous de choisir un(e) professionnel(le)  qui souhaite acquérir et développer ses connaissances en process L.S.S. Le programme de formation pour les Green Belts est de maximum deux semaines pendant lesquelles il leur sera enseigné les méthodes et outils statistiques de base L.S.S.

Idéalement, une société de 10,000 employés devrait avoir jusqu’à 200 G.B. à la cinquième année du déploiement Lean Six Sigma.

5. Team Member

Tout professionnel de l’organisation ayant une connaissance de base du Lean Six Sigma et qui est choisi pour participer au projet est considéré comme un Team Member L.S.S.. Le niveau Yellow Belt est une bonne base pour ce type de profil.

Il est important de mentionner ici qu’un T.M. n’a pas besoin de formation L.S.S.. Bien que le rôle de ces participants n’est pas strictement défini par le L.S.S., un T.M. peut être une personne qui pourvoie expertise, données, ressources et qui aide à identifier des opportunités d’amélioration. Les Team Members sont généralement plus impliqués dans l’organisation et ses processus, et donc peuvent participer à la sélection de projets DMAIC car ils ont souvent une meilleure vision sur des opportunités d’améliorations dans les flux du travail.

Une erreur fréquente commise par les entreprises est de ne sélectionner que des spécialistes techniques (comme des statisticiens, ingénieurs et professionnels qualité) en tant que T.M. Pour la réussite et une implémentation efficace du L.S.S., il est important d’incorporer du management et des ouvrier en tant que T.M. aussi.

6. Process Owner

Un Process Owner est un(e) professionnel(le) en charge d’un aspect particulier d’un processus de l’organisation et qui travaille sous la contrainte de certains indicateurs de performance.

Comme chaque projet DMAIC a pour but de résoudre un problème et d’améliorer l’efficacité d’un processus, le P.O. (pour ce processus spécifique) doit faire partie de l’équipe Lean Six Sigma. Il n’y a pas besoin de formation formelle, mais un short briefing serait bénéfique pour le projet.

Le rôle du P.O. est défini par le Champion ou Master Black Belt en fonction des besoins. Cependant, ses responsabilités impliquent aussi d’assister un B.B. dans la prise de décision, la collection de données et la phase du processus d’amélioration.

7. Project Sponsor

Le Project Sponsor est responsable du budget, ressources et stratégies de l’équipe afin que l’implémentation puisse être mise en place. Son rôle implique également de surveiller les obstacles (notamment financiers) qui pourraient venir ralentir le projet et son processus. Vers la fin du projet, le Project Sponsor est responsable de la communication aux autres départements et la mise en place de la reconnaissance (et awards) des membres clés du projet. Chaque projet DMAIC n’aura qu’un P.S. qui agira comme facilitateur et superviseur.

Former une équipe Lean Six Sigma

Maintenant que vous savez quels sont les rôles de chaque participant dans un schéma L.S.S, regardons vos besoins pour vous aider à développer les compétences de votre équipe.

1. Combien de personnes ? 

Un maximum de 6 personnes devraient être appointés dans une équipe Lean Six Sigma. Chaque équipier devant être familier avec une implémentation L.S.S..

La raison pour laquelle une équipe ne devrait pas être composée de plus de six membres est que les larges équipes tendent à être inefficaces en raison de la dilution des responsabilités et la difficulté accrue de trouver des consensus.

Si vous pensez que votre projet ne peut être fait par six personnes, cela signifie que le projet est trop grand et complexe et devrait être partagé en deux projets plus petits.

2. Comment choisir les bonnes personnes ? 

Il doit y avoir un Black Belt (team leader) et un Process Owner associés à chacun des projets. En plus, un ou deux Green Belt devraient être intégré à l’équipe si nécessaire. Le mi-temps est envisageable.

Le reste des membres devrait être des T.M. qui sont disponibles au moins à 25% de leur temps pour le projet.

3. Comment constituer l’équipe ?

Le Black Belt se réunit premièrement avec le M.B.B. et/ou le Champion afin de décider des T.M. potentiels. Ensuite, le B.B. attend l’approbation des chefs de division pour inclure ces T.M. dans leur équipe.

Une fois fait, les enjeux du projet sont identifiés et rapportés au P.S. et/ou champion qui résout les difficultés avant que le projet ne soit implémenté. Toute formation additionnelle pourra être délivrée par le B.B. ou G.B. avant que le travail sur le projet ne commence.

L’importance des Ressources

Le problème que la plupart des organisations rencontrent quand elles commencent est le manque de ressources – pas seulement en termes de budget, mais aussi en termes de personnel ou d’employés.

Par exemple, quand un B.B. est formé, cela veut dire qu’il/elle ne délivre plus ses tâches habituelles. La première question qu’un chef de département demandera est donc comment remplacer cette personne ?

Certains suggéreront d’engager d’autres employés (même pour le projet en lui-même comme M.B.B’s ou Black Belts) comme solution, mais cela accroît considérablement le coût (recrutement = dépenses).

En fait, la solution est la redistribution des ressources en vue de déployer le L.S.S. avec les ressources existantes. Pour ce faire, vous devez identifier les employés qui ne travaillent pas à leur plein potentiel. L’affectation de plus de responsabilités à ces employés (comme celles laissées par un B.B.) aidera à créer plus de ressources sans augmenter les dépenses.

À retenir

  • Les rôles clés dans un schéma L.S.S. sont: Champion (Leader), Master Black Belt, Black Belt, Green Belt, Team Member, Process Owner et Project Sponsor.
  • Une équipe construite pour un projet DMAIC ne devrait comporté plus de six membres, dont deux B.B. et P.O. et le reste en T.M. familier du L.S.S..
  • Il est important d’identifier le besoin de ressources au sein de l’organisation
  • Pour utiliser au mieux vos ressources, vous devez répertorier celles existantes et sous-utilisées afin de mieux les redistribuer dans votre implémentation L.S.S.

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