Comment définir une stratégie Lean Six Sigma dans votre organisation ? [Série Stratégie I]

lean six sigma organisation

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Une entreprise c’est comme un organisme vivant ; elle doit constamment évoluer. Les méthodes doivent changer. Les objectifs doivent changer. Les valeurs doivent changer.  Le total de tous ces changements définit la transformation. – Andrew Grove

La méthodologie Lean Six Sigma est un outil merveilleux qui peut aider n’importe quelle organisation dans le cadre de l’exécution de ses stratégies. Il s’agit avant tout d’une approche qui se concentre sur la détermination des facteurs critiques de réussite, l’élimination des défauts et des déchets ou des activités sans valeurs ajoutées. Cette méthode vous conduit à travers un ensemble de phases projet et ce de manière ordonnée. Les phases qui guident le projet sont : Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer ou Innover et Contrôler (DMAIC). Vous pouvez tirer profit de ces outils et de la philosophie globale de Lean Six Sigma même si vous n’êtes pas familier avec le Lean management. Quelles sont donc les étapes à suivre pour implémenter une stratégie Lean Six Sigma dans votre entreprise ?  

1. Identifier les problèmes

Une organisation devrait avoir un problème important à résoudre lorsqu’elle décide d’appliquer les principes du Lean Six Sigma. Celui-ci pourrait par exemple être :

  • Nos concurrents prennent 12% de nos parts de marché tous les 3 mois.
  • Nous faisons face a une diminution de qualité et ces pertes représentent 45% de l’insatisfaction de nos clients.
  • Nous ne maîtrisons pas la production de nos déchets.
  • Nous rencontrons de nombreux retards de production ou de livraison.

Si de tels problèmes ne se présentent pas, il y a de fortes chances que vous perdiez la motivation de mettre en place un processus d’amélioration continue. Le top management de l’entreprise doit être conscient de ces problèmes afin de comprendre dans quelles mesures le Lean Six Sigma peut aider à les résoudre.

2. Déterminez vos objectifs

Une fois que vous avez défini le problème que vous souhaitez résoudre grâce au Lean Six Sigma, la prochaine étape est de fixer les objectifs que vous voulez atteindre grâce à cette méthodologie, c’est-à-dire les objectifs SMART. Ceci doit être fait avec l’aide du leader LSS qui comprend exactement ce dont l’entreprise a besoin.

Il est important que vous définissiez ces objectifs en tant que mesures quantitatives afin que vous puissiez mesurer vos performances à travers le temps. Les bénéfices attendus peuvent se mesurer en termes d’efficacité, de retour sur investissement (ROI), de qualité du service ou même de coûts réduits.

Par exemple, en utilisant le Lean Six Sigma, vous pourriez chercher à augmenter l’efficacité processus de 30%, ou améliorer la qualité des services prestés de 70%. Ce sont des exemples d’objectifs que votre entreprise pourrait vouloir atteindre grâce à la stratégie Lean Six Sigma.

Objectif Lean Six Sigma Organisation DMAIC

3. Estimez les ressources nécessaires

Décomposez les objectifs à long terme que vous avez définis auparavant en plus petits objectifs afin qu’ils puissent être atteints en un seul projet Lean Six Sigma. Ce processus vous permettra d’estimer le nombre de  projets DMAIC  que vous devrez réaliser pour accomplir chaque objectif.

Maintenant que vous savez combien de projets doivent être menés à bien, estimez le temps et la quantité de ressources nécessaires.

Créez une ligne du temps sur 5 ans qui reprend le planning et l’allocation des ressources pour chacun des projets DMAIC que vous devez accomplir  pour atteindre vos objectifs à long terme.

À la fin de cette étape, vous devriez avoir une feuille de route de votre projet reprenant les mesures quantitatives de tous vos projets DMAIC, la quantité de ressources nécessaires et le temps qui sera requis.

4. Formez le comité de direction

Le comité de direction (SteerCo) du Lean Six Sigma est composé du leader LLS, du chef de département et du programme manager LLS. Une fois que vous avez élaboré votre feuille de route, vous devez maintenant former le comité de direction, et tout particulièrement le chef de département sur le Lean Six Sigma.

Pour former les membres de la direction, organisez une journée de formation afin d’expliquer toutes les bases du Lean Six Sigma, et aussi les rôles de chacun.

Il est important de fournir les informations importantes reprises dans la feuille de route, par exemple les ressources nécessaires, aux membres du comité afin qu’ils sachent ce qui est attendu de leur part.

Comité de direction Lean Six Sigma France LSS

5. Sélectionnez et identifiez les bons projets DMAIC

Avant que vous puissiez commencer à travailler sur les projets DMAIC, vous devez d’abord évaluer l’applicabilité et l’efficacité de l’initiative proposée dans le but de résoudre les problèmes.

Vous devez donc déterminer si la stratégie suggérée va réellement apporter des améliorations aux processus opérationnels ou non. Cela vous assurera que vous ne gaspillez pas votre temps, ni vos ressources à un projet qui ne répond pas à vos exigences.

Pour se faire, il est nécessaire d’identifier les projets pilotes et les domaines qui peuvent vous aider à déterminer la pertinence d’une transformation Lean Six Sigma. Avec l’aide du chef de département, organisez un atelier ayant pour but d’identifier les premiers projets pilotes pour votre stratégie Lean Six Sigma.

6. Choisissez et formez les bonnes personnes pour votre projet Lean Six Sigma

Sélectionner et coacher des personnes dans le cadre de votre projet Lean Six Sigma est une des clés du succès pendant la phase de lancement de celui-ci. Pour réussir à mettre en œuvre un projet Lean Six Sigma, vous devez sélectionner vos meilleurs talents, ceux qui seront capables d’apprendre et de mettre en place de nouvelles méthodologies, et vous devrez les coacher pour former votre équipe Lean Six Sigma.

Voici quelques exemples de personnes à former :

Un Black Belt Lean Six Sigma est quelqu’un qui comprend les principes et la philosophie du Lean Six Sigma mais aussi les différents outils et systèmes. Un Black Belt est responsable de la mise en place d’un projet DMAIC.

Chaque Black Belt travaille à temps plein sur différents projets et en fonction des compétences et capacités de chacun,  ils peuvent gérer jusqu’à 2 ou 3 projets en même temps. La prochaine étape consiste à sélectionner les personnes les plus adaptées dans votre entreprise pour la formation Black Belt.

Un programme de formation donné par un Master Black Belt (MBB) devra être initié afin de sélectionner et former les Black Belts dans le cadre de votre stratégie Lean Six Sigma.

La question qui se pose maintenant est la suivante : combien de Black Belts devriez-vous former ? En règle générale, le nombre de Black Belt qu’une société de 10000 personnes devrait avoir 1 % de son effectif à temps plein sur des projets d’amélioration continue.

Cependant, il n’y a pas de règle spécifique et le nombre de Black Belts que nous formez devrait correspondre au nombre de projets que vous avez prévus dans votre feuille de route.

  • Formez des responsables de processus (Product Owner)

Un responsable de processus pour une entreprise est le manager qui est responsable d’atteindre les performances souhaitées pour un processus particulier, par exemple la facturation.

Pendant l’étape précédente, vous avez identifié les secteurs pilotes pour le développement de votre feuille de route. Maintenant, vous devez choisir les processus impliqués dans ces domaines pilotes et former les responsables des processus correspondants pour votre stratégie Lean Six Sigma.

Gardez à l’esprit que la formation des responsables des processus devrait apprendre à chacun d’entre eux comment obtenir une efficacité maximale pour leur processus en éliminant les déchets et en réduisant les temps d’arrêt.

7. Lancez votre premier projet et alignez vos formations avec vos objectifs de gestion du changement.

Maintenant que les formations de votre comité de direction et de votre équipe LSS sont terminées, vous pouvez commencer votre premier projet DMAIC.

Commencez par organiser une réunion avec le sponsor du projet, le responsable de processus et d’autres membres de l’équipe LSS faisant partie du projet, sous la supervision d’un Master Black Belt (MBB).

Pendant le meeting, discutez des objectifs et des changements qui doivent être réalisés aux termes du projet ainsi que de l’approche qui sera utilisée pour la mise en œuvre du projet.

Suite à une concertation avec le MBB, assignez les responsabilités adaptées à chaque membre de l’équipe et lancez le projet.

8. Soutenez et contrôlez vos initiatives d’excellence opérationnelle.

8.1 Délivrez les rapports et certifiez les membres de votre équipe

Une fois que votre premier projet DMAIC est terminé, la prochaine étape consiste à délivrer un rapport au chef de département et au leader LSS pour qu’ils puissent évaluer les résultats.

Après avoir fait ceci, récompensez le Black Belt et l’équipe qui était responsable du projet DMAIC en le certifiant Black Belt Lean Six Sigma. Continuez à compléter ce rapports de projets après que chaque Black Belt ait mené à bien un projet DMAIC.

Finalement, après la livraison d’un rapport et certification de vos Black Belts, lancez le prochain projet DMAIC de la même manière que vous avez lancé le premier projet dans les étapes précédentes. Cela permettra d’être en accord avec votre feuille de route et de garder une constance dans votre manière de travailler.

8.2 Formez les Green Belts et les Master Black Belts

La dernière étape à réaliser est d’organiser des sessions de formation pour élargir votre team Lean Six Sigma.

Premièrement, vous devez former les Green Belts – employés travaillant en partie sur des projets DMAIC de complexité moyenne et qui jouent un rôle de support pour les Black Belts. Ensuite, vous devez coacher vos Black Belts afin qu’ils deviennent des Master Black Belts – personnes qui seront ensuite responsables de la mise en place stratégique du Lean Six Sigma dans une organisation.

Il est important de comprendre ici que contrairement à un Black Belt, un Master Black Belt n’est pas responsable de la réalisation de projets DMAIC mais de la supervision de ceux-ci ainsi que de la formation de Black Belt et Green Belt.

Après avoir formé ces Green Belts et Master Black Belts, votre organisation est prête à franchir les prochaines étapes de la feuille de route du Lean Six Sigma. Idéalement, une société de 10000 personnes devrait avoir 10 Master Black Belts,  100 Black Belts, +-250 Green Belts et de nombreux projets DMAIC achevés dans le courant des cinq premières années du développement de leur stratégie Lean Six Sigma.

À retenir

  • Le Lean Six Sigma est un outil qui peut aider une organisation à déterminer les facteurs clés de son succès, supprimer les défauts de leurs stratégies et éliminer les activités qui n’apportent pas de valeur ajoutée.
  • La feuille de route du développement d’une stratégie Lean Six Sigma est un processus pas à pas qui a pour but de définir une stratégie d’excellence opérationnelle dans votre organisation – il s’agit en général d’un plan sur cinq ans qui a des objectifs précis tels que le nombre de projets DMAIC à achever, le nombre de Black Belts à former ou encore l’implémentation d’une culture d’entreprise orientée qualité client.
  • Afin de définir une stratégie Lean Six Sigma dans votre organisation, vous devez définir vos objectifs, estimer les ressources nécessaires, former votre comité de direction ainsi que les chefs de départements, Green Belts, Black Belts et Master Black Belts, identifier les projets et pilotes, et finalement créer de la valeur dans toute votre entreprise.

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